PROSEDUR
PELAKSANAAN SURAT DAN KEARSIPAN
PADA
RW 01 DESA BABAKAN ASEM
KECAMATAN
CONGGEANG KABUPATEN SUMEDANG
Laporan Ujian Akhir Materi
Diajukan untuk memenuhi
syarat akhir pembelajaran Metodologi Penelitian
Ganesha Prtama Sumedang
Oleh
Nama : Tuti Ruhaeni
Nama : Tuti Ruhaeni
NIM : 120603098
Kelas : KAP 1
JURUSAN KOMPUTER
ADMINISTRASI PERKANTORAN
PUSAT PENDIDIKAN
MANAJEMEN DAN KOMPUTER
GANESHA PRATAMA
SUMEDANG
2013
HALAMAN
PENGESAHAN
PROSEDUR PELAKSANAAN SURAT DAN KEARSIPAN
PADA RW 01 DESA BABAKAN ASEM
KECAMATAN CONGGEANG KABUPATEN SUMEDANG
Laporan
Ujian Akhir Materi
Conggeang, Maret 2013
Di
Setujui Dan Disahkan Oleh,
Evan Firdaus, Drs. Ec
Instruktur
materi Metodologi Penelitian
Mengetahui,
M.
Arwan Aziz, ST
Pimpinan
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
MOTTO
v Kesuksesan
hanya akan datang ketika adanya kesempatan dibarengi dengan kesiapan.
v “Jika
engkau memenginginkan kebahagiaan dunia kuasailah ilmu dan jika engkau
menginginkan kebahagiaan akherat maka kuasailah ilmu dan apabila menginginkan
kebahagiaan keduanya maka kuasailah ilmu”
(Al-Hadits).
v Menyerah
bukan berarti kalah tetapi mengejar hasil yang jauh lebih baik.
PERSEMBAHAN
v Allah
Subhanahuwata’ala yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya.
v Bapak
M. Arwan Aziz, ST selaku pimpinan Ganesha Pratama Sumedang.
v Bapak
Evan Firdaus, Drs.Ec selaku instruktur Metodologi Penelitian.
v Bapak
Aryadi selaku ketua RW 01 Desa Babakan Asem, Kecamatan Conggeang, Kabupaten
Sumedang yang telah membantu saya dalam pembuatan laporan Ujian Akhir Materi.
v Kepada
pembaca.
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur sertaya penulis
panjatkan kehadirat Allah Subhanahuwata’ala yang atas karunia dan nikmat-Nya
lah, laporan Ujian Akhir Materi berjudul “PROSEDUR PELAKSANAAN SURAT DAN
KEARSIPAN PADA RW 01 DESA BABAKAN ASEMKECAMATAN CONGGEANG KABUPATEN SUMEDANG”
dapat diselesaikan.
Laporan Ujian Akhir Materi ini
dimaksudkan untuk syarat kompetensi menyelesaikan akhir pembelajaran pada
materi Metodologi Penelitian di jurusan Komputer Administrasi Perkantoran
Ganesha Pratama Sumedang.
Dalam penyelesaian Ujian Akhir Materi
ini penulis banyak mendapatkan bantuan dan dorongan dari berbagai pihak, baik
moril maupun materil. Oleh karena itu, selayaknya dalam kesempatan ini penulis
mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak
M. Arwan Aziz, ST selaku pimpinan Ganesha Pratama Sumedang;
2. Bapak
Evan Firdaus, Drs.Ec selaku instruktur Metodologi Penelitian;
3. Bapak
Aryadi selaku ketua RW 01 Desa Babakan Asem, Kecamatan Conggeang, Kabupaten
Sumedang yang telah membantu saya dalam pembuatan laporan Ujian Akhir Materi;
4. Orang
Tua yang telah memberikan motivasi, baik moril maupun materil;
5. Rekan-rekan
seperjuangan pada jurusan Komputer Administrasi Perkantoran yang selalu berbagi
informasi dalam menyelesaikan laporan ujian akhir materi ini;
6. Semua
pihak yang telah membantu penulis yang tidak mungkin penulis dapat sebutkan
satu persatu.
Mudah-mudahan
segala bantuan dan kebaikan yang telah diberikan kepada penulis mendapatkan
imbalan dari Allah Subhanahuwata’ala.
Penulis
menyadari bahwa dalam penulisan laporan ujian akhir materi ini masih banyak
kekurangan dan kelemahan-kelemahannya. Hal ini semata-mata karena keterbatasan
penulis sendiri. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangan
penulis harapkan dari semua pihak, khususnya pembaca untuk perbaikan dimasa
yang akan datang.
Harapan
penulis, semoga laporan hasil praktek ujian akhir materi ini dapat bermanfaat,
khususnya bagi penulis dan umumnya bagi pembaca.
Conggeang, Maret 2013
Penulis
DAFTAR ISI
HALAMAN
JUDUL…………………………………………………............
HALAMAN
PENGESAHAN…………………………………………..........
MOTTO
DAN PERSEMBAHAN……………………………………...........
KATA
PENGANTAR…………………………………………………..........
DAFTAR
ISI ..................................................................................................
BAB
I PENDAHULUAN ..............................................................................
1.1 Lata
Belakang Masalah...........................................................................
1.2 Rumusan
Masalah....................................................................................
1.3 Tujuan
Penelitian......................................................................................
1.4 Manfaat
Penelitian...................................................................................
1.5 Metode
Penelitian…………………………………................................
1.6 Jadwal
Pelaksanaan Kegiatan………………………...............................
BAB
II TINJAUAN PUSTAKA....................................................................
2.1 Prosedur Pelaksanaan Surat....................................................................
2.1.1
Pengertian Surat…………………………………….............................
2.1.2
Fungsi Surat………………………………………...............................
2.1.3
Syarat Surat………………………………………..............................
2.1.4
Jenis Surat………………………………………….............................
2.1.5
Buku Agenda……………………………………….............................
2.2 Prosedur Pelaksanaan Kearsipan………………….................................
2.2.1
Pengertian Arsip……………………………………............................
2.2.2
Penyimpanan Arsip…………………………………...........................
2.2.3
Peralatan Kearsipan…………………………………..........................
2.2.4
Pemeliharaan Arsip…………………………………...........................
2.3
Asas Prosedur Pelaksanaan Kearsipan....................................................
2.3.1
Asas Sentralisasi……………………………………...........................
2.3.2
Asas Desentralisasi…………………………………............................
2.3.3
Asas Gabungan Sentralisasi dan Desentralisasi….................................
BAB
IIIGAMBARAN UMUM RW 01 DESA BABAKAN ASEM
KECAMATAN CONGGEANG KABUPATEN SUMEDANG..................
KECAMATAN CONGGEANG KABUPATEN SUMEDANG..................
3.1
Perkembangan Desa Babakan Asem.......................................................
3.2
Nama-nama Pegawai RW 01 Desa Babakan Asem..................................
3.3
Layanan……………..............................................................................
BAB
IV TEMUAN DAN LAPORAN.........................................................
4.1
Prosedur Pelaksanaan Surat yang Digunakan pada RW 01
Desa Babakana Asem
Kecamatan Conggeang
Kabupaten Sumedang ..................................................................................
4.2
Cara Penggolongan Arsip dan Nilai Guna Arsip dalam
Prosedur Pelaksanaan
Kearsipan pada RW 01
Desa Babaka Asem
Kecamatan Conggeang
Kabupaten Sumedang...................................................................................
4.3 Penyusutan Arsip
pada RW 01 Desa Babakan Asem
Kecamatan Conggeang
Kabupaten Sumedang…………………...................
BAB
V PENUTUP.......................................................................................
5.1 Simpulan.................................................................................................
5.2 Saran .....................................................................................................
DAFTAR
PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
I.I Latar Belakang Masalah
Prosedur
pelaksanaan surat dan kearsipan mengatur sarana komunikasi kedinasan dalam
pelaksanaan tugas-tugas umum di lingkungan RW 01 desa Babakan Asem, kecamatan
Conggeang, kabupaten Sumedang. Informasi surat berawal dari tahap penciptaan
surat, berlanjut dengan tahap penggunaan dan di akhiri dengan tahap
pelestarian. Ketiga tahap ini terjalin dalam suatu rangkaian yang dikenal
sebagai daur hidup kearsipan, perlu dikelola secara utuh sebagai sistem.Untuk
mengatur prosedur pelaksanaan surat dan kearsipan di lingkungan RW 01 desa
Babakan Asem sejak dulu sudah memiliki pedoman tersendiri yang mengacu pada
peraturan yang turun dari pusat.
Prosedur
pelaksanaan surat dan kearsipan dihadapkan pada permasalahan yang semakin
komplek sehingga perlu di atur secara sistematis untuk menuju tertib
administrasi yang lebih memiliki daya guna dan berhasil dalam pendayagunaan
administrasi untuk lingkungan RW 01 desa Babakan Asem.
Berdasarkan
latar belakang di atas maka penulis menyusun laporan ujian akhir materi ini
dengan judul “PROSEDUR PELAKSANAAN SURAT
DAN KEARSIPAN PADA RW 01 DESA BABAKAN ASEM KECAMATAN CONGGEANG KABUPATEN
SUMEDANG”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan
latar belakang masalah di atas, maka penulis merumuskan maslah sebagai berikut:
1.2.1
Bagaimana prosedur pelaksanaan surat yang digunakan pada RW 01 desa Babakan
Asem, kecamatan Conggeang, kabupaten Sumedang?
1.2.2 Bagaimana cara penggolongan arsip dan nilai
guna arsip dalam prosedur pelaksanaan kearsipan pada RW 01 desa Babakan Asem, kecamatan
Conggeang, kabupaten Sumedang?
1.2.3 Bagaimana penyusutan arsip pada RW 01 desa
Babakan Asem, kecamatan Conggeang, kabupaten Sumedang?
1.3 Tujuan Penelitian
Kegiatan penelitian
yang telah dilaksanakan mempunyai tujuan sebagai berikut:
1.3.1 Tujuan Umum
Mengetahui prosedur
pelaksanaan surat dan kearsipan pada RW 01 desa Babakan Asem, Kecamatan
Conggeang, kabupaten Sumedang.
1.3.2
Tujuan Khusus
1.3.2.1 Untuk memenuhi syarat penyelesaian ujian
akhir materi Metodologi Penelitian jurusan Komputer Administrasi Perkantoran.
1.3.2.2 Menerapkan ilmu pengetahuan yang telah
diajarkan di kelas.
1.3.2.3 Memperoleh jawaban terhadap permasalahan-permasalahan yang ada.
1.3.2.4 Memperoleh pengetahuan dalam bidamg
administrasi perkantoran.
1.3.2.5 Menambah wawasan dan pengetahuan tentang
prosedur pelaksanaan surat dan kearsipan.
1.4 Manfaat Penelitian
Suatu
karya dikatakan berhasil apabila dapat memberikan manfaat bagi pembaca, adapun
manfaat dari penelitian yang telah dilaksanakan oleh penulis, antara lain:
1.4.1 Bagi penulis sebagai proses pembelajaran dalam
penyusunan laporan ujian akhir materi yang telah diperoleh melalui praktek.
1.4.2 Untuk memperluas pengetahuan kita tentang
prosedur pelaksanaan surat dan kearsipan pada RW 01 desa Babakan Asem,
Kecamatan Conggeang, kabupaten Sumedang.
1.4.3 Dapat memperoleh pengalaman, karena dapat
mengetahui secara langsung prosedur pelaksanaan surat dan kearsipan pada RW 01
desa Babakan Asem, Kecamatan Conggeang, kabupaten Sumedang.
1.4.4 Memberikan inspirasi kepada pembaca agar bisa
mengetahui prosedur pelaksanaan surat dan kearsipan pada RW 01 desa Babakan Asem,
Kecamatan Conggeang, kabupaten Sumedang.
1.5 Metode Penelitian
Metode
adalah cara yang teratur dan berfikir baik-baik untuk mencapai suatu maksud.
Metode juga bisa diartikan sebagai cara kerja yang bersistem untuk mempermudah
pelaksanaan suatu kegiatan guna mencapai tujuan yang ditentukan. Dalam
pelaksanaan penelitian ini ditulis dengan menggunakan metode deskriptif yaitu
cara memecahkan masalah yang diselidiki dengan menggambarkan keadaan
subjek/objek penelitian, berdasarkan fakta-fakta sebagaimana adanya.
Adapun teknik pengumpulan
data yang penulis lakukan untuk memperoleh data dan informasi yang akurat dan
melalui teknik-teknik sebagai berikut:
1.5.1 Observasi
Yaitu teknik pengumpilan data
dengan mengunjungi langsung pada objek penelitian dan mencatat mengenal
masalah-masalah yang penting yang ada hubungannya dengan permasalahan yang di
angkat oleh penulis.
1.5.2 Wawancara
Yaitu cara yang digunakan
seseorang dengan tujuan mencoba mendapatkan keterangan ataau pendirian secara
lisan dari seseorang dengan cara berdiskusi atau tanya jawab.
1.6 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan
Dalam
melaksanakan praktek laporan untuk ujian akhir materi pada RW 01 desa Babakan
Asem, Kecamatan Conggeang, kabupaten Sumedang. Dilakukan pada:
Hari :
Sabtu
Tanggal :
8 Maret 2013
Waktu :
Pukul 10.00 s/ds
BAB
II
TINJAUAN
PUSTAKA
2.1Prosedur
Pelaksanaan Surat
2.1.1 Pengertian Surat
Surat sebagai suatu sarana
komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu
pihak kepada pihak lain. Dengan lebih jelasnya, surat adalah alat komunikasi
tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan
khusus yaitu penggunaan kertas, penggunaan model atau bentuk, penggunaan kode
dan notasi, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan. (Agus
Sugiarto, 2005:2)
2.1.2 Fungsi Surat
Fungsi surat memegang peranan
sebagai barometer kemajuan lembaga artinya surat yang bagus isi dan
penampilannya akan memancarkan citra yang baik bagi lembaga yang mengeluarkan
surat tersebut. Menurut Agus Sugiarto (2005:5-6) fungsi surat sebagai berikut:
1. Alat
bukti tulis
2. Alat
untuk mengingat
3. Pedoman
untuk bertindak
4. Duta
atau wakil organisasi
5. Dokumen
historis dari suatu kegiatan
6. Keterangan
keamanan
2.1.3
Syarat
Surat
Menurut
Agus Sugiato (2005:7) menjelaskan syarat surat umum yang baik dalam penggunaan
media sebagai berikut:
1. Kertas
harus yang tepat dari segi ukuran
2. Jenis
dan warna sesuai dengan surat yang akan ditulis
3. Bentuk
surat pun yang standar menggunakan gaya bahasa sopan dan hormat yang jelas
tidak menimbulkan penafsiran makna yang berbeda dan lugas yaitu bahasa yang
sederhana tidak bertele-tele sehingga mudah dipahami.
4. Informasi
yang disajikan fakta sesuai dengan kenyataan yang lengkap, tidak ada informasi
yang tertinggal.
2.1.4
Jenis
Surat
a. Penggolongan
surat menurut wujudnya adalah
penggolongan surat menurut tampilan fisiknya:
1.
Surat Bersampul adalah
surat yang terdiri kertas surat dan
amplopnya.
2.
Kartu Pos adalah surat
berbentuk kartu dengan ukuran 10cm x 15cm yang dikeluarkan oleh PT. Pos dsn
Giro.
3.
Warkat Pos adalah surat
yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat.
4.
Telegram adalah berasal
dari kata tele yang berarti jauh dan gram berarti tanda yang tercetak, jadi
tanda atau berita yang bercetak dari jarak jauh.
5.
Teleks adalah singkatan
dari telegrafher excitiange yang berarti pertukaran berita yang tercetak dari
jarak jauh.
6.
Memo dan Nota adalah
surat atau media komunikasi yang dipergunakan untuk keperluan intern suatu
organisasi.
7.
Surat Tanda Bukti
adalah surat khusus yang umumnya berbentuk formulir yang dipakai tanda bukti
suatu kegiatan antara dua belah pihak.Agus Sugiato (2005:23-25).
b. Penggolongan surat
menurut tujuan penulisannya
Surat
Informatif adalah suratyang bertujuan menyampaikan informasi yang diketahui
pleh penulis kepada penerima surat. Sedangkan surat persuasive adalah surat
yang bertujuan menyampaikan keinginan penulis terhadap penerima surat.
Persuatif beaal dari kata persuasi yang artinya membujuk.Ramelan (2005:9-10).
c.
Menurut
Kerahasiaan dan Keamanannya
a. Surat
Sangat Rahasia adalah surat yang sangat erat hubungannya dengan keamanan
organisasi dan kalau surat tersebut jatuh ke orang yang tidak bertanggung jawab
maka membahayakan keamanan perusahaan.
b. Surat
Rahasia adalah surat yang dapat merugikan kepentingan martabat pimpinan dan
organisasi bersangkutan apabila jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung
jawab.
c. Surat
Penting adalah surat yang isinya mengandung kepentingan yang mengikat dan surat
tersebut memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang sangat
diperlukan organisasi dalam jangka waktu panjang.
d. Surat
Biasa adalah surat yang tidak memerlukan tindak lanjut karena surat tersebut
mengandung informasi yang tidak terlalu penting. Ignatius Wursanto
(2006:233-234).
2.1.5
Buku
Agenda
Buku
Agenda adalah jenis buku (buku catatan) yang digunakan untuk mendaftar semua
surat (surat yang diterima) surat byang masuk dan surat yang dikirim (surat
keluar) oleh suatu organisasi atau instansi lebih lanjut. Beberapa ketentuan
yang harus diperhatikan dalam mempergunakan buku agenda, antara lain:
a.
Buku agenda mulai dari
awal tahun sampai akhir tahun yaitu akhir tutup buku.
b.
Buku agenda diberi
nomor dan halaman secara urut mulai dari halaman pertama sampai lembar
terakhir.
c.
Nomor agenda diberikan
secara berurutan mulai dari nomor 1 dan seterusnya, mulai awal tahun sampai
akhir tahun tutup buku.
d.
Setiap akhir bulan
sebaiknya diberi garis penutup dengan mempergunakan pensil warna.
e.
Apabila dalam hal
tertentu terjadi kesalahan halaman tersebut tidak perlu disobek cukup diberi
tanda silang (x), sehingga buku agenda tetap utuh.
f.
Satu buku agenda hanya
dipergunakan untuk satu tahun dan tidak dibenarkan buku agenda dipergunakan
untuk tahun berikunya.
g.
Buku agenda hendaknya
dibuat sedemikian rupa (dicetak) sehingga mudah dipergunakannya.
2.2
Prosedur Pelaksaanaan Kearsipan
Kearsipan adalah suatu
proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan pemeliharaan,
dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut system tertentu. Saat dibutuhkan
dapat dengan cepat dan tepat di temukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak
bernlai guna lagi, maka harus dimusnahkan. Hal ini terbukti dengan
diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan
Nasional. Artinya, kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau
pekerjaan tata usaha, yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun
badan swasta.
Kearsipan menyangkut kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan
warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokume kantor lainnya. Kegiatan yag
berhubungan dengan penyimpanan surat-surat dan dokumen inilah yang disebut
dengan kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting dalam suatu rangkaian
kegiatan yang ada pada organisasi, karena berperan sebagai pusat rekaman data
dan iformasi suatu organisasi.
2.2.1 Pengertian Arsip
Dalam undang-undang
nomor 7 Tahun 1971 dijelaskan tentang pengertian arsip yaitu tentang
ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, yag memberikan rumusan arsip sebagai
berikut:
(1) Naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah
dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam
rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
(2) Naskah-naskah yang dibuat dan
diterima oleh Badan-badab Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak
apapun, baik dalam pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dengan demikian tujuan
dari undang-undang tersebut, yaitu:, tujuan kearsipan ialah untuk menjamin
keselamatan dan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan
dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah (Pasal 3 UU. No. 7 Tahun
1971).
Adapun keunggulan serta
fungsi yang dapat dilihat dari system penanganan kearsipan setiap organisasi,
yaitu: memperlancar aktifitas organisasi, dapat djadikan bukti tertilis saat
terjadi masalah, dapat dijadikan bahan dokumentasi, dapat menghemat waktu
tenaga dan biaya, dijadikan alat pengingat, sebagai alat penyimpanan warkat,
sebagai alat bantu perpustakaan apabila organisasi memiliki perpustakaan, serta
menjadi bantuan yang berguna bagi pimpinan untuk menentukan kebijakan.
Kearsipan dapat diartkan
sebagai proses penyimpanan warkat-warkat penting penunjang kemajuan perusahaan
secara tetap dan teratur. Arsip pada hakekatnyamerupakan informasi yang terekam
baik dibuat maupub diterima sebagai bukti nyata pelaksanaan kegiatan
administrasiatau bukti transaksasi organisasi.
2.2.2 Penyimpanan Arsip
Pengelolaan
suatu arsip sudah dimulai sejak suatu warkat dibuat atau diterima oleh suatu
organisasi ataupun perusahaan sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan,
kemudian disusutkan (retensi), selanjutnya dimusnahkan. Oleh karena itu dalam
kegiatan kearsipan terkandung unsur-unsur mulai dari kegiatan penerimaan,
penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip, serta pemusnahannya.
Sehingga untuk membuat
sistem penyimpanan arsip yang aman maka dikenal 3 asas penyimpanan arsip,
yaitu: (1) asas sentralisasi yaitu sistem penyimpanan arsip dimana semua arsip
dari berbagai bidang disimpan dalam satu unit kerja dalam sebuah perusahaan,
(2) asas desentralisasi yaitu sistem penyimpanan arsip dalam sebuah perusahaan
yang disimpan pada setiap unit kerja nya masing-masing serta memiliki ciri khas
dan bahasanya sendiri, (3) asas campuran yaitu menggunakan sistem penyimpanan
dimana tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan melakukan penyimpanan arsip
untuk spesikasi tersendiri, sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi
tertentu disentralisasikan.
2.2.3 Peralatan
Kearsipan
Peralatan yang digunakan
pada bidang kearsipan pada dasarnya itu sama dengan alat-alat yang dipergunakan
dalam bidang ketatausahaan pada umumnya, peralatan yang dipergunakan terutama
untuk penyimpanan arsip, diantaranya terdiri dari:
1. Map,
yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila tipis yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip.
2. Folder,
merupakan tempat penyimpanan arsip yang berbentuk lipatan kertas tebal atau
karton manila yang berbentuk segi empat, dan tidak bertutup.
3. Guide,
merupakan lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai
penunjuk atau sekat atau pemisah dalam penyimpanan arsip.
4. Filling
Cabinet, yaitu perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakan
secara vertical dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.
5. Almari
Arsip, yaitu tempat penyimpanan arsip berupa segi empat panjang, ukuran dan
bahanya bervariatif, salah satunya brankas yang terbuat dari besi dan baja
dengan warna abu.
6. Berkas
Kotak (Box File), yaitu tempat menyimpan arsip yang berntuk kotak, selanjutnya
diletakan pada rak arsip dengan posisi vertical berderet ke samping.
7. Rak
Arsip, tempat menyimpan arsip berbentuk seperti lemari namun tak berpintu.
8. Rotary
Filling, yaitu tempat penyimpanan arsip yang dapat berputar.
9. Cardex
(Card Index), yaitu tempat menyimpan arsif berbentuk kartu, bentuknya seperti
filling cabinet namun ukurannya lebih kecil.
2.2.4 Pemeliharaan Arsip
Dalam
penjelasan umum UU No. 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan
dinyatakan bahwa untuk kepentingan pertanggungjawaban nasionalkepada generasi
yang akan dating, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata benar, serta
lengkap mengenai kehidupan dan penyelenggaraan pemerintah baik masa lampau,
masa sekarang, dan masa yang akan dating.
Penyelamatan
tersebut merupakan masalah yang ada pada bidang kearsipan dalam arti yang luas.
Pemeliharaan arsip termasuk kedalam menjaga dan merawat arsip-arsip tersebut
agar aman dari bahaya yang dapat merusak serta menghancurkan arsip. Contohnya
seperti pemeliharaan dari jamur, cuaca, kebakaran, serta suhu ruangan,
sedangkan pengamanan arsip dilakukan pula untuk mengamankan arsip dari bahaya
kehilangan maupun dari kerusakan melalui
penggunaan. Oleh karena itu arsip yang ada harus diprhatikan cara pemeliharaan
serta pengamanannya dengan cara menempatkan arsip pada suhu yang sesuai,
membasmi pula dari serangan rayap dengan obat-obat yang cocok, dan memperketat
sistem keamanan yang ada pada perusahaan.
2.3 Asas Prosedur Pelaksanaan Kearsipan
Untuk
tugas pengurusan arsip, perusahaan atau organisasi dapat memakai dua asas dari
ketiga asas berikut ini, yaitu:
2.3.1 Asas Sentralisasi
Asas
Sentralisasi, artinya pengurusan surat maupun arsip lainnya yang berhubungan
dengan pengurusan surat yang masuk dan surat yang keluar serta penyelenggaraan
arsipnya dilakukan oleh satu unit khusus tersendiri. Asas ini akan berjalan
efektif dan efesien apabila dipakai oleh perusahaan yang ruang lingkupnya
kecil. Keuntungan dan kelemahan asas sentralisasi, antara lain:
Kelebihan:
1. Efesiensi
alat-alat dan biaya.
2. Penggunaan
tenaga kerja lebih fleksibel.
3. Sistem
kerja dapat diseragamkan.
4. Mudah
menyamaratakan beban kerja.
5. Pengawasan
lebih mudah dilakukan.
Kelemahan:
1. Pekerjaan
kadang terhambat karena mendahulukan pekerjaan yang lebih penting.
2. Kurang
adanya cirri khas warna sampul serta model bahasa.
2.3.2 Asas Desentralisasi
Asas Desentralisasi
artinya segala pengurusan surat yang masuk dan surat keluar serta
penyelenggaraan kearsipannya dilakukan oleh setiap unit kerjanya masing-masing
dalam suatu perusahaan ataupun organisasi, sehingga tiap unit dalam organisasi
kantor tersebut dapat mengurus masing-masing pekerjaanya yang diperlukan oleh
bagian bidangnya tersendiri. Keuntungan dan kelemahan asas desentralisasi,
adalah sebagai berikut:
Kelebihan:
1. Dapat
menjaga kerhasiaan kantor, karena pelaksanaan penyimpanan nya dilakukan pada
unit kerjanya masing-masing.
2. Pekerjaan
lebih cepat selesai.
3. Mempunyai
cirri dan model khas masing-masing diantara setiap bidang kerja.
4. Mudah
terpenuhi apabila mencari arsip.
Kelemahan:
1. Susahnya
melakukan pengawasan.
2. Tenaga
dan biaya yang dikeluarkan jauh lebih banyak.
2.3
Asas
Gabungan Sentralisasi dan Desentralisasi
Asas
gabungan sentralisasi dan desentralisasi adalah penyelenggaraan arsip dengan
memadukan kebaikan asas sentralisasi dan desentralisasi, sehingga
kelemahan-kelemahan dari kedua asas tersebut dapat diperkecil. Pelaksanaan
dalam praktik dapat dilakukan degan penyimpanan arsipaktip secara
desentralisasi, sedangkan penyimpanan arsip inaktif dipusatkan (sentralisasi).
BAB
III
GAMBARAN
UMUM RW 01 DESA BABAKAN ASEM
KECAMATAN
CONGGEANG KABUPATEN SUMEDANG
3.1 Perkembangan Desa Babakan Asem
Pendirian
desa Babakan Asem, kecamatan Conggeang, kabupaten Sumedang sejak beberapa tahun
sebelum kemerdekaan Republik Indonesia 17 Agustus 1945 merdeka pun, desa ini
sudah lama ada. Namun dulu itu sistem pemerintahan yang ada di desa tersebut
belum begitu baik, pengurus-pengurus atau aparatur desanya pun hanya dikerjakan
oleh orang-orang yang bersedia saja tanpa adanya pemilihan ketua rw/rt ataupun
pejabat lainnya. Walau begitu desa ini bukan desa yang tertinggal, karena
masyarakat didalamnyapun mempunyai potensi diri yang besar, seperti halnya
Bapak Anif yang ikut menjadi seorang pejuang dengan mempertaruhkan segenap
kemampuan yang dia miliki untuk mempertahankan negara Indonesia ini.
Setelah
masa kemerdekaan, tahun 1999 desa Babakan Asem menjadi tempat para prajurit
Tentara yang melaksanakan kegitan organisasinya disana, masyarakatpun mulai
mengenal sistem-sistem penulisan surat yang jauh lebih baik serta dengan mau
melihat sambil mempelajari bagaimana kegiatan pembagian tugas dan kekuasaan
yang ada maka lebih mengrahkan masyrakatnya jauh lebih baik dalam proses
penataan desa, meskipun tidak hanya dari sana saja mereka belajar.
Sekarang
Desa ini apalagi di tahun 2013 sudah menjadi desa yang berbeda sangat jauh dari
keadaan lingkungan maupun masyarakatnya sendiri, bahkan generasi muda dari desa
ini tidak sedikit yang menjadi sukses dalam bidang akademik, seperti menjadi
seorang dosen, TNI AD, Menteri Kehutanan. Hingga system pengelolaan surat dan
kearsipannyapun sudah terkontrol dengan baik, karena telah dibentuknya
bagian-bagian bidang sepert rt/rw, Kepala Dusun, hingga Kepala Desa.
3.2
Nama-nama Pegawai RW 01 Desa Babakan Asem
No
|
Nama
|
Jabatan
|
1.
|
Aryadi
|
Ketua Rw 01
|
2.
|
Daja
|
Ketua Rt/Rw 01/01
|
3.
|
Yana
|
Ketua Rt/Rw 02/01
|
4.
|
Isno
|
Ketua Rt/Rw 03/01
|
5.
|
Rasnaf
|
Ketua Rt/Rw 04/01
|
3.3 Layanan
Layanan
yang diberikan oleh pejabat pemerintahan desa Babakan Asem, seperti Ketua Rw.
Dimana sekarang lebih aktif dan tidak diam saja menunggu informasi tetapi
menjemput informasi yang diperlukan agar proses pelaksanaan kegiatan yang
ditujukan kepada masyarakatnya pun lebih terarah dam mempunyai pedoman langsung
dari atas atau pusat. Sehingga ketika ada acara-acara yang resmi seperti upacara
17 Agustus, ataupun dalam rangka memeriahkan acara tersebut maka Ketua Rw bergerak
dengan sigap untuk mengkordinir warganya.
Saat
ini pun ketua rw juga mengajukan keluhan-keluhan dari warga ke pimpinan di
atasnya untuk ditindaklanjuti sehingga mendapat penanganan segera, dan apabila
ada sesuatu program dari ataspun harus dengan cepat disampaikan, dan itulah
yang sedang berjalan di lingkungan Rw 01, yaitu mengutamakan kepentingan
warganya sehingga apa yang diharapkan oleh warga dapat tercapai tepat pada
waktunya.
BAB
IV
TEMUAN
DAN LAPORAN
4.1 Prosedur Pelaksanaan Surat yang digunakan Pada
RW 01 Desa Babakan Asem, Kecamatan Conggeang, Kabupaten Sumedang
Prosedur pelaksanaan
surat mengatur cara penerbitan surat sebagai sarana komuikasi kedinasa di
lingkungan Rw 01 desa Babakan Asem, yang berisi ktentuan-ketentuan sebagai
berikut:
1. Keputusan
Keputusan
adalah surat yang bersifat pengaturan dan atau penetapan kebijksanaan yang
dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.
2. Instruksi
Instruksi
adalah surat yang memuat perintah dengan petunjuk teknis pelaksanaan suatu
kebijakan.
3. Edaran
Edaran
adalah surat yang isinya memuat petunjuk atau penjelasan tentang hal-hal yang
harus diperhatikan.
4. Pengumuman
Pengumuman
adalah surat yang memuat suatu informasi atau penjelasan yang berlaku umum
untuk beberapa waktu sampai informasi itu diketahui atau dilaksanakan.
5. Pemberitahuan
Pemberitahuan
pada dasarnya sama dengan pengetahuan, tetapi hanya berlaku di lingkungan
terbatas, dengan maksuduntuk diketahui atau dilaksanakan oleh pegawai dalam
satuan organisasi.
Dilihat dari aspek
keamanan dan legalitas surat dibedakan atas tingkat Keaslian, bobot informasi, penyampaian
informasi, dan pengamanan surat.
1. Tingkat
Keaslian
2.1.5.1.1 Asli
adalah lembaran yang ditunjuk kepada pejabat atau instansi sebagaimana
tercantum pada alamat yang dituju.
2.1.5.1.2 Tembusan
adalah penyampaian informasi kepada pejabat atau instansi yang mempunyai
keterkaitan langsung maupun tidak langsung degan informasi yang terdapat pada
surat.
2.1.5.1.3 Salinan
adalah lembaran hasil penggandaan yang dilegalisasi oleh pejabat yang
berwenang.
2.1.5.1.4 Petikan
adalah beberapa bagian kalimat atau hal yang di ambil dari surat asli dan
dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang.
2. Bobot
informasi
a. Surat
penting adalah surat yang isinya mengandung hal-hal yang strategis, kebijakan
dan operasional.
b. Surat
biasa adalah surat yang isinya mengandung hal-hal yang bersifat rutin.
3. Pengamanan
Informasi
a. Sangat
rahasia adalah surat yang isinya memerlukan pengamanan yang tinggi, dan tidak semua
orang boleh mengetahuinya, dan erat kaitanya dengan keamanan negara. Hanya
boleh diketahui oleh pejabat berwenang.
b. Rahasia
adalah dalah surat yang isinya memerlukan pengamanan yang tinggi, dan tidak
semua orang boleh mengetahuinya, erat hubunganya dengan keamanan kedinasan,
Hanya boleh diketahui oleh pejabat berwenang.
c. Terbatas
adalah surat yang isinya memerlukan pengamanan. Yang erat hubunganya dengan tugas khusus kedinasan
dan hanya boleh diketahui oleh pejabat berwenang atau yang ditunjuk.
d. Biasa
adalah surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus.
4. Penyampaian
Surat
a. Sangat
segera adalah surat yang penyampaiannya harus segera dilakukan pada hari yang
sama dengan waktu penandatanganan surat.
b. Segera
adalah surat yang penyampainya dilakukan secepat mungkin setelah surat
ditandatangani.
c. Biasa
adalah surat yang penyampaiannya sesuai dengan jadwal pengiriman surat yang
ada.
5. Pengamanan
Surat
a. Penyusunan
surat
1) Surat
diterbitkan atas inisiatif pejabat yang berwenang sesuai fungsi dan tugas
jabatanya.
2) Konsep
surat dibuat sendiri oleh pejabat yang akan menandatangani atau pejabat yang
ditunjuk.
3) Apabila
materi surat lebih dari satu unit kerja, harus dikoordinasikan dan membubuhkan
paraf untuk persetujuan.
4) Surat
yang bersifat rahasia harus tetap dijaga kerhasiaanya.
b. Pengetikan
Surat
1) Manual
a) Konsep
yang disetujui oleh staf yang ditunjuk.
b) Surat
yang bersifat rahasia, harus tetap dijaga kerahasiaannya.
c) Kode
kerahasiaan dicantumkan pada nomor surat.
2) Media
Baru
Untuk surat rahasia yang diketik
melalui komnputer, setelah pembuatan surat selesai, file yang berisi surat tersebut
dihapus atau dapat disimpan, tetapi harus bersifat khusus.
Surat yang telah diketik, perlu di
paraf sekurang-kurangnya oleh satu pejabat dengan satu rentag di bawah pejabat
penanda tangan.
d. Penggandaan
Penggandaan disesuaikan dengan
kebutuhan, surat hasil dari penggandaan di anggap asli apabila terdapat tanda
tangan pejabat yang berwenang.
e. Penyampaian
1) Semua
surat yang disampaikan harus memperhatikan sebagaimana yang diperlukan dalam
surat.
2) Surat
yang bersifat rahasia disampaikan dengan menggunakan amplop rangkap dua dan
kode kerahasiaan hanya dicantumkan pada amplop dalam.
3) Surat
yang telah disampaikan, di atur agar dikendalikan dengan sarana pengendalian.
4.2 Cara Penggolongan Arsip dan Nilai Guna Arsip
dalam Prosedur Pelaksanaan Surat Dan
Kearsipan pada Rw 01 Desa Babakan Asem Kecamatan Conggeang Kabupaten Sumedang
Kearsipan memegang
peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi ataupun perusahaan, yaitu
sebagai sumber informasi dan dan sebagai pusat ingatan bagi organisasai atau
perusahaan. Pada hakekatnya arsip
sebagai perekaminformasi yang kita butuhkan baik untuk pembuktian ataupun
keyakinan.
1. Penggolongan
arsip yang digunakan pada Rw 01 Desa Babakan Asem Kecamatan Conggeang Kabupaten
Sumedang, yaitu:
a. Berdasarkan
fisik
Dipakai
arsip konvensional adalah arsip yang ditulis atau di gambar di atas kertas baik
yang dibuat maupun yang diterima. Terbagi dua, yaitu:
1) Arsip
tekstual adalah arsip dalam bentuk teks, yang ditulis tangan atau diketik di
atas kertas.
2) Arsip
kartografik dan kearsitekturan adalah arsip dalam bentuk peta, denah bangunan,
dan gambar.
b. Berdasarkan
fungsi
Berdasarkan
fungsi digolongkan menjadi:
1) Arsip
Dinamis
Arsip
Dinamis adalah arsip yang secara langsung dipergunakan dalam penyelenggaraan
administrasi pelaksanaa tugas di langkungan Rw. Di bagi dua:
1. Arsip
Dinamis Aktif adalah yang secara langsung terus menerus diperlukan, seperti
surat kontrak.
2. Arsip
Dinamis Inaktif adalah arsip dinamis yang penggunaanya menurun, seperti
pendidikan pegawai.
c. Berdasarkan
tingkat perkembangan atau pembuatan
Dibedakan
menjadi:
1) Asli
2) Tembusan
3) Salinan
4) Penggandaan
2. Nilai
Guna Arsip
Meliputi
beberapa nilai guna , diantaranya:
a. Nilai
guna primer
Nilai
guna primer adalah nilai guna arsip yang masih dipergunakan bagi kepentingan Rw
untuk menunjang pelaksanaan kegiatan yang sedang berlangsung. Nilai guna primer
meliputi:
1) Nilai
guna administrasi
Nilai
guna administrasi adalah arsip yang memuat tentang guna dan fungsi perusahaan.
2) Nilai
guna hukum
Nilai
guna hukum adalah arsip yang mempunyai bukti-bukti yang berkaitan dengan
kemampuan hukum.
3) Nilai
guna keuangan
Nilai
guna keuangan adalah arsip yang berisikan mengenai transaksi-transaksi dan
pertanggungjawacan keuangan.
b. Nilai
guna sekunder
Nilai
guna sekunder adalah arsip yang kegunaanya untuk kepentingan umum diluar Rw.
Meliputi:
1) Nilai
guna kebuktian adalah arsip yang mengandung fakta.
2) Nilai
guna informasi adalah arsip yang dapat digunaka sebagai referensi kepentingan penelitian
dan kesejarahan.
4.3 Penyusutan Arsip pada Rw 01 Desa Babakan Asem
Kecamatan Conggeang Kabupaten Sumedang
Penyusutan arsip adalah kegiatan volume berdasarkan Jadwal Retensi
Arsip (JRA) yang bertujuan unyik mengatasi masalah penumpikan, guna
meningkatkan daya guna dan hasil guna arsip di pengelola kearsipan. Pelaksanaan
penyusutan arsip adalah dengan cara melakukan penyiangan berdasarkan Jadwal
Retensi Arsip (JRA), dengan cara melakukan pemindahan, pemusnahan dan
penyerahan.
1.
Pemindahan
Arsip
Dilakukan
dengan membuat daftar arsip ynag akan dipindahkan, kemudian membuat surat
permohonan perpindahan arsip, setelah permohonan disetujui, maka kegiatan siap
dilaksanakan.
2.
Pemusnahan
Arsip
Dengan
cara membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan kemudian membuat berita acara
pemusnahan arsip, dan terakhir membuat laporan telah terlaksananya kegiatan
pemusnahan arsip.
3.
Penyerahan
Arsip
Sama
saja dengan kedua langkah di atas yaitu membuat daftar arsip yang telah
dimusnahkan, kemudian membuat permohonan penyerahan arsip untuk diserahkan
kepada kepala desa terlebih dahulu.
BAB V
PENUTUP
5.1
Simpulan
1.
Pelaksanaan surat di lingkungan RW 01 desa Babakan Asem, Kecamatan Conggeang,
kabupaten Sumedang telah sesuai dengan peraturan pusat.
2. Penggolongan arsip bertujuan untuk
memudahkan dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan serta dipergunakan dalam
penyelenggaraan administrasi pelaksanaan tugas di lingkungan RW 01 desa Babakan
Asem, Kecamatan Conggeang, kabupaten Sumedang.
3. Penyusutan arsip bertujuan untuk
mengatasi masalah penumpukan untuk meningkatkan daya guna dan hasil guna arsip
di pengelola kearsipan. Pelaksanaan penyusutan arsip adalah dengan cara
melakukan sebuah pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan.
5.2 Saran
1. Para anggota yang ada di lingkungan RW
harus terbiasa menangani tugas tersebut, sehingga pekerjaan akan berjalan
optimal.
2. Dalam penataan arsip perlu ditata
dengan rapi dan teratur agar apabila arsip tersebut diperlukan dapat ditemukan dengan
mudah dalam kegiatan prosedur pelaksanaan kearsipan.
3. Diperlukan tempat terpisah dalam
penyimpanan arsip serta peralatan yang lainnya agar tidak terjadi penumpikan
arsip dan akan memudahkan dalam pencariannya.
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Radi. 1997.
Cara-cara Pengelolaan Kearsipan yang Praktis dan Efisien.
Jakarta: Djambatan.
Abubakar, Radi. 1991.
Pola Kearsipan Modern. Jakarta: Djambatan.
Martono,
Boedi. 1994. Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Sinar Harapan
Sularso
Mulyono, Muhsin, Marimin. 1985. Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta: Liberty
Wursanto,
Ig. 1991. Himpunan Peraturan Perundangan tentang Kearsipan. Yogyakarta:
Kanisius
Wursanto,
Ig. 1991. Kearsipan Jilid, 1 dan 2. Yogyakarta: Kanisius
http://nurulbocils.blogspot.com/2012/01/Pengertian-Surat-Mail-handling.html?m=1
Tidak ada komentar:
Posting Komentar